フォルダ整理がひと段落したと思ったら、
今度はファイル名がぐちゃぐちゃで、
どのフォルダに何を入れたらいいか分からない。
そんな「ファイル名のルールの壁」に
ぶつかってしまったこと、ありませんか？
実際、私も整理を進める中で、
「このファイル名、どういう意味なんだっけ？」という
データをいくつも見つけてしまいました。
フォルダをどれだけ整えても、
中に入れるデータの命名ルールが決まっていないと、
3秒で理解できるような構造にはならないと実感しました。
この記事では、
「ファイル名は完璧を目指さず、まず1つの型を決める」
という考え方をベースに、
実務で使えるルールを整理します。
この記事は、こんな方におすすめです↓
- 営業事務、事務職
- 「あのファイルどこだっけ？」を1日1回以上やってる人
- 自分で付けた名前なのに、後で意味が分からなくなる人
① ファイル名のルールを決めるべき２つの理由
理由1 | ファイル名が雑だと、仕事は必ず止まる
探す時間って、正直かなりのロスですよね。
本当は、探さずにすぐ取り出せる状態が理想です。
でも現実は、
依頼されたデータをとにかく探すところから始まる。
そして、ようやく探し出したファイル。
よく見ると、フォルダ内には同じようなファイル名がたくさん並んでいて、
しかも、微妙に違う。
「これ、どれが最新なんだ？」
さらに無駄な時間が過ぎていきます。
理由2 | ファイル名に翻弄され、負の連鎖が始まる
結局、ファイル名では判断できず、
・ファイルをひとつずつ開いて確認
・差がわからず、さらに混乱
・とりあえずあたりをつけてみるものの、目的のデータではなかった
最終的に、
ミス・二度手間・確認がさらに増える
ということにつながっていきます。
とにかく、この負の連鎖を止めることが重要です。
② 仕事が早い人のファイル名ルールと、NGなファイル名
まずは、基本フォーマットをたった1つ決める
深く考えなくても、手が動く。
それが仕事が早い人の特徴です。
深く考えずに済むように、
まずは、基本フォーマットを1つだけ作りましょう。
たとえば、私が使っている基本フォーマットはこちら。
日付_内容_取引先_件名_v数字(*)
(*)内容に応じて入れない場合もあります私は営業事務なので、
「販売」と「購買」、どちらにも対応できるようにしています。
例：
販売の場合
20260202_見積書_株式会社〇〇_▼▼開発案件_v1.xlsx
購買の場合
20260202_発注書_株式会社〇〇_▼▼業務支援_v1.xlsxポイントは、
- 日付は作成日を、西暦＋月日（数字のみ）で入れる
- 内容は具体的に
- 社名は省略しない
- ファイルの鮮度は必ず「バージョン」で管理（v1,v2 が短くておすすめ）
なお、取引先に送るデータであっても、
基本的に敬称は不要です。
NGなファイル名あるある
事務をされている方なら、
誰しもが見たことある～！となりそうなファイル名を集めてみました。
例：
- 見積_最終_コピー.xlsx
- 20260101_確定版.xlsx
- 送付状（1）.docx
- ●●株式会社_注文書.pdf
結構、あるあるではないでしょうか。
自分で挙げておいて何ですが、
検索も引き継ぎも地獄なファイル名ばかりです。
③ 「基本フォーマット」を1つに絞るべき理由
ルールが多いと、忘れてしまう
先ほど、
まずは、基本フォーマットを1つだけ作りましょう。
そう書きました。
理由は単純で、
フォーマットをいくつかのパターン分けしてしまうと、
自分で決めたのに忘れるから、です。
忙しいときに、
「あれ、このパターンの時って、どういう命名ルールだっけ？」と混乱し、
フォーマットと違うファイル名を付けてしまう。
上記のようなことが何度も続くと、
「もう、なんだかどうでもよくなってきちゃったな」と、
ファイルの管理を投げ出してしまう。
ルールを忘れてしまうと、こういうことが起きます。
（恥ずかしながら、どちらも経験あり）
だから、基本フォーマットは１つだけ。
「自分が絶対に迷わない型」を1つに絞ることで、
ファイル命名に時間を取られず、
最終的には仕事の早さにつながっていきます。
④ 最低限守ればいい3つのルール
基本フォーマットを１つ決めるときに、
- 日付は必ず入れる
- 内容は「あとから見て分かる言葉」
- v管理をやめない
この点を押さえておけば、OKです。
⑤ 完璧を求めない、と決める
今回は、フォルダ管理に続き、
「ファイル名のルール」をまとめてみました。
基本フォーマットを１つ決めておくだけで、
ちょっとした頭のフリーズを、防げるかもしれません。
ただ、最後に一つお伝えすると、
この「基本フォーマットを１つに決める」というルールは、
自分で完結させることが出来るファイル作成のみに有効となります。
例えば、こんなケース。
- 上司が修正をしたファイル
- 取引先が追記を行ったファイル
- 別部署の人からもらったファイル
上記以外にも色々な例外が発生しますが、
その度に自分が決めた「基本フォーマット」は破綻しやすくなります。
実務では、フォルダ管理と同様に、
「基本フォーマットは１つというルール」だけでやっていくのは、
正直、難しい場面もあると思います。
今回お伝えした「基本フォーマットは１つというルール」は、
- 仕事を止めないための仕組みのひとつ
- ファイル名は整理じゃない
- フォルダ管理とセットで初めて意味を持つ
ということを念頭に置いて、
実務に取り入れていただくのがいいのかな、と思います。
そして何より、
完璧を求めないというのが、
一番のポイントだったりするのかもしれません。
実務では、自分で完結できないファイルも多く、
特に「人から受け取ったデータの扱い」は悩みがちです。
このあたりは、また別の記事で整理してみようと思います。
